1. Părțile Contractante:
1.1 SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L., cu sediul social în Aiudul de Sus nr. 52, înregistrată la Registrul Comerțului sub numărul J01/1511/2022, având cod unic de înregistrare RO 46954671, atribut fiscal RO, cu contul bancar nr. RO30BTRLRONCRT0CI8823901 deschis la Banca Transilvania, reprezentată de Stefan-Boldizsar Szakacs în calitate de Administrator, operator al platformei www.routena.com, și a tuturor subdomeniilor acesteia (inclusiv, dar fără a se limita la app.routena.com), în calitate de “Prestator.”
și
1.2. “Clientul,” cu datele de identificare din platforma www.routena.com, a acceptat următoarele:
Acesta reprezintă contractul propus de SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. și trebuie acceptat înainte de comandarea oricărui serviciu de pe site-ul www.routena.com. Orice comandă confirmată de client, prin bifarea căsuței “Am luat la cunoștință de Termenii și Condițiile de Utilizare a Routena,” reprezintă o acceptare din partea clientului a ofertei SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. în condițiile prevăzute de articolul 9 din Legea comerțului electronic 365/2002. Bifarea căsuței reprezintă o semnătură electronică, în sensul articolului 4 punctul 3 din Legea semnăturii electronice nr. 455/2001, având aceeași valoare cu o semnătură olografă.
Definiții:
www.routena.com: Site-ul de internet, precum și totalitatea serviciilor accesibile pe acest site web sau pe subdomeniile acestuia.
Serviciu: Serviciile oferite de SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. prin intermediul site-ului www.routena.com, inclusiv, dar fără a se limita la, accesul la aplicații pentru editarea comenzilor de transport, editarea confirmărilor către clienți, gestionarea și administrarea documentelor financiar-contabile, sincronizarea datelor din contul de client, asistență pentru aceste servicii, backup automatizat - accesibil de oriunde prin internet - prin furnizarea serviciilor sub formă de abonament lunar.
Client: Persoana juridică care efectuează o comandă pe site-ul www.routena.com sau se înregistrează ca utilizator.
Comandă: Cererea de achiziționare a unuia sau mai multor servicii afișate pe site-ul www.routena.com, realizată de un client care dorește să beneficieze de acele servicii.
Vizitator: Persoana fizică care vizitează website-ul www.routena.com fără a achiziționa servicii sau a efectua o comandă.
Utilizator: Un angajat sau administrator al societății Clientului.
Cont: Cont cu acces plătit la serviciile www.routena.com, creat pentru un Utilizator.
2. Obiectul și acceptarea prezentului Contract de prestări servicii
2.1. Prezentul Contract de prestări servicii este aplicabil tuturor comenzilor sau conturilor realizate prin intermediul www.routena.com. Clientul se obligă să ia la cunoștință de aceste condiții înainte de a realiza o comandă sau a-și deschide un cont. Toate comenzile și deschiderea contului implică acceptarea de către Client a tuturor acestor condiții de prestări servicii. Acceptarea prezentului contract de către client se face prin bifarea căsuței “Am luat la cunoștință de Termenii și condițiile de utilizare a Routena”.
2.2. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L.. își rezervă dreptul de a modifica prezentele condiții de prestări servicii în orice moment. Versiunea aplicabilă unei comenzi realizate este aceea în vigoare pe www.routena.com la momentul la care s‐a plasat comanda de către client. În cazul modificărilor, acestea vor intra în vigoare începând cu prima zi a lunii următoare sau de la data menționată în notificarea de actualizare.
2.3. În calitate de operator al site‐ului www.routena.com, SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L.. prestează pentru Client servicii de acces la aplicația de management de firmă de transport, inclusiv, dar fără a se limita la managementul flotei auto, managementul comenzilor de transport, managementul contabilității, și managementul utilizatorilor - prin furnizarea serviciilor sub forma unui abonament lunar.
2.3.1. Serviciile pot include funcționalități precum: calculul și optimizarea rutelor, distanțelor și estimărilor de timp/cost; geocodarea adreselor; localizarea GPS și monitorizarea vehiculelor și a conducătorilor auto; generarea și transmiterea facturilor electronice către ANAF (e-Factura); calcule valutare pe baza cursurilor BNR/BCE; precum și notificări privind expirarea documentelor. Aceste funcționalități sunt guvernate de limitările specifice prevăzute la secțiunile 8 și 8bis ale prezentului contract.
2.4. Serviciile pot fi accesate de pe o serie de interfețe precum: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge.
2.5. Pentru lista de servicii oferite de programul Routena vezi aici: www.routena.com. Prețul lunar sau anual pentru Routena se va stabili de către SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. în funcție de necesitățile clientului și de perioada pentru care se achită serviciul. Prețul poate fi obținut de la un reprezentant SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. prin email sau telefonic. Plata serviciilor de către Client reprezintă acceptarea de către acesta a prețului oferit de SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. pentru Routena.
2.6. Prezentul contract de prestări servicii este însoțit și trebuie interpretat împreună cu Termenii și Condițiile portalului www.routena.com, Acordul de licență software pentru programul Routena, precum și cu Politica de confidențialitate.
3. Durata contractului
3.1. Prezentul contract se încheie pe o perioadă nedeterminată începând de la data plasării comenzii sau data creării contului, iar obligațiile părților intră în vigoare de la această dată.
3.2. Imediat ce se efectuează plata tipului de abonament lunar ales, Clientul va avea acces la serviciile incluse în pachetul abonamentului din momentul confirmării plății de către Prestator. Anularea comenzii se poate efectua până în momentul efectuării plății. Orice erori survenite la comanda făcută de Client pot fi corectate până în momentul confirmării plății de către Prestator printr-un email trimis la [email protected] sau la numărul de telefon 0773949310 în intervalul luni-vineri, între orele 09:00 și 17:00.
3.3. În cazul în care Clientul nu notifică renunțarea la abonamentul ales cu minim 15 zile calendaristice înainte de expirarea termenului de valabilitate a abonamentului, în fiecare lună sau dacă este abonament lunar, în fiecare an, abonamentul se va prelungi automat fără nicio formalitate suplimentară.
3.4. În cazul în care Clientul dorește modificarea tipului de abonament ales pe parcursul perioadei în care este activ un abonament anterior ales, acest lucru este posibil – schimbarea intrând în vigoare în termen de 5 zile lucrătoare de la efectuarea plății diferenței, în cazul upgrade-ului unui pachet, iar în cazul downgrade-ului unui pachet, intră în vigoare după ce expiră perioada pentru care clientul a plătit deja și efectuează o nouă plată, pentru un pachet mai mic.
3.5. În cazul în care Clientul nu mai dorește continuarea serviciilor, accesul va fi întrerupt definitiv, iar datele sale vor fi șterse automat în termen de 60 de zile. Clientul are posibilitatea de a cere ștergerea imediată a datelor încărcate, iar acest lucru se va realiza în maxim 5 zile lucrătoare.
4. Valoarea contractului și efectuarea plății
4.1. Pentru serviciile prestate, Clientul va plăti SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. o sumă lunară prevăzută în momentul finalizării comenzii online, în funcție de tipul abonamentului ales.
4.2. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. va trimite notificări de plată regulate în conformitate cu tipul de abonament ales, iar pe baza acestora, Clientul va efectua plata online cu cardul.
4.3. Taxa de implementare (onboarding). Pentru anumite planuri, activarea serviciului poate fi condiționată de plata unei taxe unice de implementare, comunicată Clientului înainte de începerea colaborării. Taxa acoperă configurarea contului, importul datelor, configurarea șabloanelor și a integrărilor (inclusiv e-Factura) și instruirea inițială. Lucrările de implementare încep după confirmarea plății.
4.4. Restituiri. Taxa de implementare (onboarding) nu se restituie din momentul în care lucrările de implementare au început (import de date, configurare, instruire etc.), întrucât reflectă servicii deja prestate. Restituirea contravalorii abonamentului pentru perioada neutilizată se tratează conform secțiunilor privind durata și încetarea contractului.
5. Disponibilitatea serviciilor afișate
5.1. Oferta SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. cu privire la servicii și prețul acestora este valabilă atâta vreme cât este afișată pe www.routena.com. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. își va îndeplini obligațiile contractuale imediat ce clientul va efectua plata aferentă serviciului selectat.
5.2. Orice modificări ale tarifelor sau cu privire la disponibilitatea serviciilor vor fi comunicate prin email la adresa de contact a clientului din contul de utilizator sau prin intermediul aplicației cu cel puțin 30 de zile înaintea oricărei modificări. Serviciile de mentenanță ale aplicației sunt anunțate prin intermediul aplicației sau prin email.
5.3. Clientul este responsabil cu actualizarea datelor din contul de utilizator imediat ce intervin schimbări. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu își asumă responsabilitatea în cazul în care intervin prejudicii sau pagube de orice natură din cauza imposibilității de a accesa adresa de e-mail declarată în contul de utilizator.
5.4. Accesul la programul Routena este disponibil până la renunțarea la serviciu și/sau ștergerea contului de Client, indiferent de progresul tehnologic sau modificări, cu excepția cazului în care Clientul nu își mai plătește abonamentul. Acest acces cuprinde și actualizări legislative pentru serviciile disponibile, cât și asistență prin email pe întreaga perioadă de desfășurare a prezentului contract.
5.5. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. depune toate eforturile pentru a oferi permanent accesul la serviciile www.routena.com, dar nu poate garanta disponibilitatea serviciului decât în măsură de 95.0%. Perioada de disponibilitate nu include perioadele de mentenanță anunțate în prealabil prin e-mail sau în cadrul serviciului, însă include acele perioade de mentenanță neanunțate. Astfel, având în vedere dependența serviciilor oferite de accesul la Internet, posibilele limitări tehnice și de sistem ce pot apărea, SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. își asumă o obligație de diligență în ceea ce privește disponibilitatea serviciilor conform procentului de mai sus.
5.6. În condițiile în care serviciul dorit nu mai este disponibil, din motive imputabile SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L., Clientul are opțiunea de a exporta documentele create în cadrul platformei în format PDF sau imagine. De asemenea, nomenclatoarele de produse și clienți pot fi exportate în format tabelar. În cazul în care această funcționalitate nu este disponibilă prin intermediul aplicației, exportul poate fi realizat prin intermediul unui reprezentant autorizat al SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L.. În condițiile în care serviciul dorit nu mai este disponibil, din motive imputabile Clientului (neplata, încălcarea acestui contract etc), SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. se va strădui, fără a garanta însă, să ofere Clientului acces pentru a-și exporta documentele în format PDF, iar nomenclatoarele de produse și clienți în format tabelar. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu își poate asuma vreo obligație legată de modul cum aceste date pot fi încărcate în alte sisteme informatice.
5.7. De asemenea, SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. depune toate eforturile rezonabile pentru asigurarea confidențialității datelor primite de la Client și introduse în contul de utilizator sau folosite în aplicațiile SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L.
6. Drepturile și obligațiile părților
6.1. Drepturile și obligațiile Clientului
6.1.1. Clientul este unicul responsabil pentru întreg conținutul existent în contul său sau pentru orice încălcare a legii sau a drepturilor unei terțe persoane.
6.1.2. Clientul se obligă să folosească serviciile SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. în deplină legalitate și cunoscând dispozițiile legale în vigoare cu privire la activitatea pe care o desfășoară.
6.1.3. Se obligă să respecte în totalitate prevederile legate de drepturile de autor și protecția datelor cu caracter personal în ceea ce privește datele introduse în sistem.
6.1.4. Își asumă întreaga răspundere pentru crearea, personalizarea, administrarea, gestionarea, acuratețea și legalitatea documentelor emise cu ajutorul serviciilor SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L.
6.1.5. Clientul va procesa datele cu caracter personal conform prevederilor legale în vigoare și are obligația de a respecta legislația în acest domeniu, iar SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu poate fi făcut responsabil pentru niciun fel de prejudicii sau încălcări ale drepturilor terțelor persoane.
6.1.6. Are dreptul de a adăuga în sistemul informatic mai mulți utilizatori cu diverse drepturi de acces. De asemenea, poate delega atribuțiile sale unuia sau mai multor utilizatori.
6.1.7. Clientul se obligă să ofere acces unui singur angajat per Cont. Folosirea unui cont de utilizator de către mai multe persoane se consideră încălcare a obligațiilor clientului și SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. își rezervă dreptul de a suspenda serviciile Clientului.
6.1.8. Înțelege și este de acord cu Termenii și Condițiile portalului www.routena.com, cu Acordul de licență software pentru programul Routena, precum și cu Politica de confidențialitate.
6.2. Drepturile și obligațiile SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L.
6.2.1. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. asigură:
accesul la platforma tehnică necesară pentru managementul datelor și al documentelor încărcate în sistemul Routena.
asistență de luni până vineri între orele 09:00 – 17:00 pentru probleme legate de aplicația Routena
backup al datelor.
conectarea la sistem printr-un protocol sigur de comunicare (https).
sincronizarea datelor din contul de utilizator în așa fel încât să fie disponibile de oriunde, prin accesul la Internet. Serviciile SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu funcționează în varianta offline.
6.2.2. www.routena.com acționează ca un furnizor de servicii de găzduire pentru conținutul adăugat de Client, în conformitate cu prevederile Legii 365/2002 privind comerțul electronic. În același timp, SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. păstrează o parte limitată a datelor pe infrastructura sa informatică. Datele referitoare la accesul Clientului nu sunt stocate pe dispozitivele mobile sau în cache-ul browserelor. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu își asumă răspunderea pentru pierderea parolelor de acces la contul de utilizator sau pentru activitățile care pot compromite securitatea contului Clientului. În situația în care SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. primește notificări, alerte sau sesizări cu privire la existența unor servicii sau activități care par să fie înșelătoare (cum ar fi „spam” sau „phishing”) sau care sunt desfășurate în mod nelegal de către clienți, compania își rezervă dreptul de a suspenda sau restricționa accesul la contul de utilizator al acestora.
6.2.3. Fiecare Client va avea posibilitatea să configureze un sistem de utilizatori cu seturi specifice de drepturi, conform funcționalităților disponibile pe site-ul Routena. Clientul își asumă integral responsabilitatea pentru acțiunile utilizatorilor aprobați de acesta. În cazul în care utilizatorii încalcă dispozițiile specificate în documentele menționate la punctul 2.6 al acestui contract sau se implică în activități ilegale sau imorale, Clientul va fi supus acțiunilor legale corespunzătoare.
6.2.4. Backup-ul datelor este efectuat zilnic pentru a asigura integritatea și disponibilitatea acestora. Este important de menționat că accesul la versiunile anterioare ale datelor este limitat și este disponibil doar în cazurile de pierdere de date cauzate de erori tehnice în cadrul platformei Routena. Acest acces la datele anterioare este strict controlat și se realizează în scopul restaurării datelor la o versiune cunoscută ca funcțională în cazul unor evenimente de pierdere de date. De asemenea, acest acces este gestionat cu atenție pentru a evita orice potențiale riscuri de securitate sau utilizare neautorizată. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu își asumă responsabilitatea pentru neefectuarea backup-urilor în anumite zile din motive externe.
6.2.5. În cazul în care o restaurare a datelor nu este posibilă direct din baza de date de pe calculator, SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. va furniza asistență tehnică pentru a facilita accesul la datele respective.
6.2.6. Este important de menționat că SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu exercită control direct asupra conținutului de date sau documentelor încărcate de către Client, însă monitorizează aceste date și documente în scopuri de securitate și pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor oferite.
6.2.7. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. acordă Clientului o licență neexclusivă și nelimitată în timp și spațiu pentru utilizarea aplicațiilor oferite pe site-ul www.routena.com.
6.2.8. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. are dreptul de a colecta date anonime privind modul de utilizare a serviciilor sale și poate divulga aceste informații sub formă agregată.
7. Înregistrare, parole și responsabilități
7.1. Procesul de înregistrare pe site-ul www.routena.com.
Accesul Clientului la anumite funcționalități disponibile pe site, cum ar fi programul Routena, este permis în funcție de tipul abonamentului lunar sau anual pe care îl aleg. Pentru a asigura securitatea contului dumneavoastră, vă recomandăm să nu dezvăluiți parolele de acces nimănui.
7.2. Securitatea transmisiei datelor prin internet
Din păcate, nicio transmitere de date prin intermediul internetului nu poate fi garantată ca fiind 100% sigură. În ciuda eforturilor depuse de către SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. pentru a proteja informațiile clienților și pentru a utiliza protocoale securizate (https) în scopul transmiterii acestora, compania nu poate asigura sau garanta securitatea informațiilor pe care clienții le transmit către platformă. Este important de menționat că orice informație trimisă către SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. se face pe propriul risc al Clientului.
7.3. Acces neautorizat și infracțiuni informatice
Orice încercare de acces neautorizat la elementele non-publice ale site-ului www.routena.com sau orice acces realizat de către terțe persoane în afara celor autorizate pentru un cont găzduit de noi constituie o infracțiune de acces fără drept la un sistem informatic și va fi sancționată conform legislației române în vigoare.
8. Răspunderea contractuală
8.1. Garanții și responsabilitatea Clientului
Clientul asigură veridicitatea datelor introduse și poartă întreaga răspundere pentru modul și scopul în care utilizează serviciile oferite de SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. De asemenea, Clientul este responsabil pentru configurarea sistemului de utilizatori care au acces la contul său și pentru comportamentul acestora.
8.2. Veridicitatea și actualizarea informațiilor
Clientul garantează veridicitatea informațiilor furnizate către www.routena.com și este unicul responsabil pentru prezentarea acestora într-un mod corect și complet, precum și pentru menținerea acurateții și actualizarea informațiilor.
8.3. Utilizarea în scopuri legale
SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu poate fi trasă la răspundere în cazul în care Clientul utilizează aplicațiile și serviciile furnizate în scopuri ilegale sau imorale.
8.4. Despăgubiri și acțiuni frauduloase
Clientul este de acord că este singurul responsabil și se angajează să despăgubească SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. pentru orice daune, costuri sau pierderi de profit care survin ca urmare a acțiunilor frauduloase întreprinse de acesta. Prin prezentul acord, Clientul înțelege și acceptă faptul că SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. poate transmite datele sale organelor de anchetă în cazul în care primește o cerere motivată din partea unei instituții publice autorizate.
8.5. Limitarea răspunderii
Deși depune eforturi pentru a asigura calitatea și corectitudinea mesajelor publicate pe site, SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu poate garanta, fie explicit, fie implicit, conținutul, software-ul sau produsele și serviciile publicate sub umbrela sa. În niciun caz SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu își asumă responsabilitatea pentru orice daune sau erori directe sau indirecte, pentru pierderea directă sau indirectă a profitului (inclusiv, dar fără a se limita la aceasta, daune cauzate de pierderea profitului, întreruperea afacerilor sau alte pierderi financiare) cauzate de utilizarea sau întreruperea utilizării informațiilor și serviciilor furnizate de site.
8.6. Acuratețea și actualitatea informațiilor
SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu poate garanta acuratețea, corectitudinea sau actualitatea informațiilor sau serviciilor furnizate de site în orice circumstanță.
8.7. Limitarea răspunderii privind calculul rutelor, distanțelor și estimărilor
Funcționalitățile de calcul al rutelor, distanțelor, timpilor estimați de parcurgere (ETA), matricelor de timp/distanță, optimizării traseelor, geocodării adreselor și estimărilor de cost (taxe de drum, combustibil, emisii) sunt furnizate cu titlu informativ și orientativ, pe baza unor date cartografice și de trafic provenite din surse terțe și open-source, care pot fi incomplete, învechite sau inexacte. Acestea reprezintă estimări generate automat, nu instrucțiuni de navigație și nu garanții privind fezabilitatea, legalitatea sau durata reală a unui transport. Condițiile reale din teren (restricții de tonaj/gabarit, sensuri unice, lucrări, vreme, trafic, reglementări locale, restricții pentru mărfuri periculoase) prevalează întotdeauna. Clientul și conducătorii auto au obligația de a respecta semnalizarea rutieră, legislația aplicabilă și restricțiile de circulație, indiferent de ruta sugerată de platformă. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru amenzi, întârzieri, consum suplimentar, deteriorarea mărfii sau a vehiculului, accidente ori orice alte prejudicii rezultate din utilizarea sau încrederea în rezultatele de rutare, distanțe sau estimări.
8.8. Limitarea răspunderii privind datele introduse de utilizatori
Platforma procesează exclusiv datele introduse, importate sau configurate de Client și de utilizatorii săi (inclusiv, fără limitare: date despre marfă – greutate, dimensiuni, volum, clasă ADR/marfă periculoasă –, adrese și puncte de încărcare/descărcare, date despre parteneri, prețuri, date financiare și fiscale, documente). Clientul este unicul responsabil pentru existența, exactitatea, completitudinea, actualitatea și legalitatea acestor date. Orice rezultat generat de platformă pe baza acestor date (calcule de capacitate, greutate, încărcare, preț, marjă, facturi, rapoarte, planificări, rute) reflectă datele introduse de Client și nu constituie o verificare, validare sau garanție din partea SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru prejudicii rezultate din date eronate, incomplete sau introduse greșit de Client ori de utilizatorii săi, inclusiv pentru depășiri de tonaj/gabarit, sancțiuni, erori de facturare sau decizii operaționale luate pe baza acestora.
8.9. Plafonarea răspunderii
În limitele permise de lege, răspunderea totală cumulată a SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. față de Client, izvorâtă din sau în legătură cu prezentul contract, indiferent de temei (contractual, delictual sau de altă natură), este limitată la valoarea abonamentului plătit efectiv de Client în ultimele 3 (trei) luni anterioare evenimentului care a generat prejudiciul. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru prejudicii indirecte, inclusiv, fără limitare: pierderi de profit, de venit, de date, de clientelă, întreruperea activității, amenzi sau sancțiuni administrative/fiscale.
8.10. Excepții imperative
Limitările și exonerările de răspundere prevăzute în prezentul contract nu se aplică în cazurile în care răspunderea nu poate fi înlăturată sau limitată potrivit legii române, inclusiv pentru dol sau culpă gravă (art. 1355 Cod civil) și pentru prejudicii aduse integrității fizice ori sănătății persoanelor.
8bis. Limitări specifice ale serviciilor
8bis.1. e-Factura și transmiterea către ANAF
Acolo unde platforma generează facturi în format electronic (e-Factura/UBL) și le transmite către sistemul ANAF (SPV), SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. acționează ca simplu instrument tehnic de generare și transmitere. Răspunderea fiscală pentru emiterea, conținutul, corectitudinea, taxarea (TVA), termenele și arhivarea facturilor revine exclusiv Clientului, în calitate de contribuabil. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru respingeri, erori, indisponibilitatea ori modificările sistemului ANAF/SPV, pentru întârzieri în transmitere cauzate de terți, sau pentru sancțiuni fiscale de orice natură. Clientul are obligația de a verifica starea fiecărei facturi transmise.
8bis.2. Cursuri valutare
Cursurile de schimb (BNR/BCE) afișate sau utilizate în calcule sunt preluate din surse oficiale terțe, cu titlu informativ, și pot diferi de cursul aplicabil tranzacției reale a Clientului. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu garantează disponibilitatea sau exactitatea acestor cursuri și nu răspunde pentru diferențe de curs, de rotunjire sau pentru efecte contabile/fiscale derivate.
8bis.3. Localizare GPS și monitorizarea vehiculelor și a conducătorilor auto
Datele de poziționare GPS sunt furnizate cu titlu orientativ și pot fi întârziate, întrerupte sau inexacte din cauza acoperirii rețelei, a dispozitivelor sau a furnizorilor terți. Clientul, în calitate de operator de date și angajator, este unicul responsabil pentru legalitatea colectării și prelucrării datelor de localizare ale angajaților și conducătorilor auto (inclusiv informarea acestora și existența unui temei legal conform GDPR). SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru utilizarea de către Client a funcțiilor de monitorizare.
8bis.4. Notificări și memento-uri (asigurări, ITP, rovinietă, documente, expirări)
Memento-urile și notificările privind expirarea documentelor, asigurărilor, reviziilor sau a altor termene sunt funcții de asistență, furnizate „ca atare”, fără garanția livrării la timp sau deloc. Responsabilitatea de a urmări și de a respecta termenele legale și contractuale revine integral Clientului. SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru amenzi, pierderi sau prejudicii rezultate din nelivrarea, întârzierea sau neobservarea unei notificări.
8bis.5. Marfă, încărcare și mărfuri periculoase (ADR)
Informațiile privind capacitatea, greutatea, distribuția încărcăturii și clasificarea ADR se bazează pe datele introduse de Client și nu înlocuiesc verificările, cântăririle și documentația legală obligatorii. Clientul răspunde exclusiv pentru conformitatea transportului (tonaj, gabarit, ADR, documente de transport).
8bis.6. Caracter de instrument suport
Rezultatele automate ale platformei (rute, estimări, calcule, rapoarte, sugestii) constituie suport decizional, nu consultanță juridică, fiscală, contabilă sau de transport, și nu înlocuiesc raționamentul profesional al Clientului.
8bis.7. Servicii și furnizori terți
Platforma se bazează pe furnizori terți (hărți și rutare, plăți, autentificare, găzduire cloud, e-mail, ANAF). SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru indisponibilitatea, erorile sau modificările acestor servicii terțe, dar va depune eforturi rezonabile pentru a relua funcționarea normală a serviciilor afectate.
8bis.8. Despăgubire (indemnizare)
Clientul se obligă să despăgubească și să mențină indemn SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. (precum și administratorii, angajații și colaboratorii săi) pentru orice pretenții, daune, costuri, amenzi sau cheltuieli (inclusiv cheltuieli rezonabile de asistență juridică) formulate de terți și rezultate din: (i) datele și conținutul introduse de Client sau de utilizatorii săi; (ii) utilizarea serviciilor cu încălcarea prezentului contract sau a legii; (iii) încălcarea de către Client a obligațiilor sale privind protecția datelor cu caracter personal.
9. Încetarea Contractului
9.1. Motive de încetare
Prezentul contract poate înceta în următoarele circumstanțe:
a) Prin acordul comun al părților.
b) În cazul în care una dintre părți nu îndeplinește sau îndeplinește defectuos și repetat obligațiile contractuale.
c) Prin decizia unilaterală a unei părți, comunicată în scris celeilalte părți. Notificarea de încetare trebuie să fie primită cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de data stabilită pentru încetarea colaborării.
d) În caz de dizolvare, lichidare, faliment sau retragerea autorizației de funcționare a unei dintre părți. În această situație, părțile vor fi obligate să-și îndeplinească reciproc datoriile rezultate până în momentul în care a survenit cauza de încetare a contractului.
10. Exonerarea de Răspundere
10.1. Prejudicii și Costuri
SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. nu va fi responsabilă pentru niciun prejudiciu material sau moral, daune sau costuri care pot apărea ca urmare a întârzierii în efectuarea plăților de către Client sau ca urmare a încălcării de către acesta a oricăror obligații legale, cu excepția cazului în care acestea se datorează vărsării exclusive din partea SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L.
11. Confidențialitate
11.1. Informații Confidențiale
Niciuna dintre părțile contractante nu are dreptul, fără consimțământul prealabil în scris al celeilalte părți:
a) Să dezvăluie orice informație confidențială unei terțe părți, cu excepția persoanelor implicate în derularea și executarea contractului.
b) Să utilizeze orice informație confidențială sau la care are acces în timpul derulării contractului în scopuri diferite de îndeplinirea obligațiilor sale contractuale. Toate informațiile considerate confidențiale trebuie să fie marcate corespunzător de către partea care le consideră astfel.
11.2. Excepții
Restricția menționată anterior nu se aplică în următoarele situații:
a) Informația era cunoscută părții contractante înainte de a o primi în contextul prezentului contract.
b) Informația era deja accesibilă publicului.
c) Partea în cauză era obligată, conform legii, să dezvăluie informațiile respective.
12. Forța Majoră
12.1. Definiție
Forța majoră exonerează de răspundere părțile în cazul neexecutării parțiale sau totale a obligațiilor asumate prin prezentul contract. Prin forța majoră se înțelege un eveniment independent de voința părților, imprevizibil și insurmontabil, apărut după încheierea contractului și care împiedică părțile să execute total sau parțial obligațiile asumate.
12.2. Notificare
Partea care invocă forța majoră are obligația să o aducă la cunoștința celeilalte părți, în scris, în maximum 5 zile de la apariție.
12.3. Încetarea Cauzei
Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștință celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în maximum 15 zile de la încetare.
12.4. Încetarea Contractului
Dacă aceste împrejurări și consecințele lor durează mai mult de 2 luni, fiecare parte poate renunța la executarea contractului pe mai departe. În acest caz, nici una dintre părți nu are dreptul de a cere despăgubiri de la cealaltă parte, dar ele au îndatorirea de a-și onora toate obligațiile până la această dată.
13. Legea Guvernantă
13.1. Aplicabilitatea Legii Române
Drepturile și obligațiile părților impuse de prezentul contract, precum și toate efectele juridice pe care acesta le produce vor fi interpretate și guvernate de legea română în vigoare.
13.2. Soluționarea Litigiilor
Orice litigiu care are ca obiect acest acord va fi soluționat pe cale amiabilă. În cazul în care soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiul va fi adus spre soluționare în fața unui arbitru. Dacă părțile nu cad de acord asupra numirii unui arbitru în termen de 15 zile de la notificarea litigiului, competența de soluționare va reveni instanțelor românești de la sediul SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L..
14. Dispoziții Finale
14.1. Acord Integral
Părțile declară că au negociat toate clauzele prezentului contract și acestea sunt acceptate în mod expres prin semnarea contractului. Orice înțelegere anterioară nu va produce efecte juridice între părți.
14.2. Modificări Contractuale
Prezentul contract poate fi modificat numai prin acordul părților, prin încheierea unui act adițional la prezentul contract. Cu toate acestea, în cazul actualizării contractului general, cel de față, prezent sub Termeni și Condiții, aceste modificări pot fi aduse fără acordul Clientului. Cu toate acestea, în astfel de cazuri, Clientul are dreptul de a anula contractul înainte de intrarea în vigoare a noilor condiții, cu un preaviz de minim 5 zile lucrătoare, ignorând termenii menționați la 9.1 alineatul c).
14.3. Comunicare
Orice notificare către SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. trebuie trimisă electronic la adresa de e-mail [email protected].
14.4. Nulitate parțială (clauză de salvgardare)
În cazul în care o clauză sau o parte dintr-o clauză a prezentului contract este declarată nulă, ilegală sau inaplicabilă de către o instanță sau o autoritate competentă, aceasta nu va afecta validitatea și aplicabilitatea celorlalte clauze, care vor continua să producă efecte. Părțile vor înlocui clauza afectată cu o prevedere validă care să reflecte cât mai fidel intenția economică și juridică inițială. În special, dacă o limitare a răspunderii este considerată inaplicabilă, răspunderea SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. va fi limitată la maximul permis de legea aplicabilă.