Politica de Confidențialitate

1. Introducere

Bine ați venit pe site-ul și aplicația Routena (“Noi”, “Compania noastră”, “Platforma”, “Routena”), operate de SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L. La Routena, ne preocupă confidențialitatea datelor dumneavoastră și vrem să vă informăm cu privire la modul în care colectăm, stocăm, utilizăm și protejăm datele cu caracter personal.

Prezenta politică se aplică atât site-ului web www.routena.com, cât și aplicației Routena (inclusiv aplicația principală și aplicația mobilă pentru șoferi) și subdomeniilor acesteia (de ex. app.routena.com). La crearea unui cont, Clientul acceptă atât Termenii și Condițiile de utilizare, cât și prezenta Politică de Confidențialitate.

Prezenta politică trebuie citită împreună cu Termenii și Condițiile și cu pagina GDPR, care detaliază rolurile părților, sub-împuterniciții și drepturile persoanelor vizate.

2. Date colectate

2.1. Date cu caracter personal: Colectăm date cu caracter personal pe care le furnizați voluntar, cum ar fi numele, adresa de e-mail, numărul de telefon și orice alte informații pe care le furnizați în timpul înregistrării și utilizării platformei noastre.

2.2. Date de utilizare: Colectăm automat informații despre modul în care utilizați platforma noastră, cum ar fi adresele IP, tipul de browser, paginile vizitate și datele de utilizare ale platformei.

2.3. Date introduse de Client în platformă: În cursul utilizării operaționale, Clientul introduce, importă sau generează în platformă date care îi aparțin și pe care le controlează, inclusiv: nume și date ale angajaților și conducătorilor auto, documente și fotografii (de ex. CMR, avize, acte de identitate, permise), date despre vehicule, date despre parteneri și contactele acestora, date despre comenzi și rute, date de localizare GPS, precum și date financiare și fiscale. Clientul decide ce date introduce și în ce scop. Aceste date sunt utilizate pentru scopuri de management și operaționale ale Clientului (planificarea și executarea transporturilor, facturare, raportare). În raport cu aceste date, Clientul acționează în calitate de Operator, iar Routena în calitate de Împuternicit (Procesator), conform art. 28 GDPR.

3. Scopul colectării datelor

3.1. Prestarea serviciilor: Colectăm și prelucrăm datele pentru a vă oferi serviciile noastre, pentru a vă autentifica și pentru a vă permite să utilizați funcțiile platformei noastre.

3.2. Analize și îmbunătățiri: Utilizăm date (în general agregate sau tehnice) pentru a efectua analize statistice și pentru a îmbunătăți serviciile noastre, inclusiv site-ul web și aplicația.

3.3. Comunicare: Putem utiliza datele dumneavoastră de contact pentru a vă trimite actualizări, oferte și informații relevante despre serviciile noastre. Comunicările de marketing se transmit doar cu acordul dumneavoastră, pe care îl puteți retrage oricând.

3.4. Temeiul legal: Prelucrăm datele cu caracter personal pe baza unuia sau mai multor temeiuri prevăzute de GDPR, în funcție de context: executarea contractului (furnizarea serviciilor), îndeplinirea unei obligații legale (de ex. obligații fiscale și transmiterea e-Factura către ANAF), interesul nostru legitim (securitatea platformei, prevenirea fraudei, îmbunătățirea serviciilor) și, acolo unde este cazul, consimțământul dumneavoastră (de ex. comunicări de marketing, anumite cookie-uri). Pentru datele introduse de Client în platformă, temeiul legal este stabilit de Client, în calitate de Operator.

4. Stocarea și păstrarea datelor

Păstrăm datele cu caracter personal pe perioada necesară pentru a atinge scopurile descrise în această politică sau conform obligațiilor legale aplicabile. Pentru datele introduse de Client în platformă, la încetarea serviciilor accesul este întrerupt, iar datele sunt șterse automat în termen de 60 de zile; Clientul poate solicita ștergerea imediată, care se realizează în maximum 5 zile lucrătoare (a se vedea secțiunea 3.5 din Termeni și Condiții). Păstrăm datele într-un mediu securizat și luăm măsuri adecvate pentru a le proteja.

5. Accesul la date

Aveți dreptul de a solicita accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le deținem și să le corectăm dacă sunt inexacte. Pentru cererile referitoare la datele introduse de un Client în platformă (de ex. date ale unui angajat sau conducător auto), acestea trebuie adresate în primul rând Clientului respectiv, în calitate de Operator. Pentru orice solicitare, ne puteți contacta la adresa [email protected].

6. Partajarea datelor

Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal și nu le dezvăluim terților în scopuri proprii ale acestora.

Datele introduse de Client sunt utilizate pentru scopurile operaționale și de management ale Clientului. Routena nu transmite aceste date mai departe decât atunci când este necesar pentru furnizarea serviciului și, în măsura posibilului, fără date de identificare. Integrările tehnice automate nu primesc date de identificare ale conducătorilor auto: de exemplu, pentru calculul rutelor transmitem coordonatele de localizare GPS către serviciul de rutare, fără a transmite informații care identifică conducătorul auto (nume, date de contact). Această minimizare se aplică tuturor integrărilor în care un serviciu terț nu are nevoie de date de identificare pentru a-și îndeplini funcția.

Atunci când executarea transportului impune acest lucru, anumite documente sau confirmări transmise partenerilor Clientului (de ex. confirmarea de transport trimisă unui client sau furnizor) pot include numele conducătorului auto și numărul de înmatriculare al vehiculului, deoarece partenerul are nevoie de aceste informații pentru a preda sau prelua marfa. Aceste transmiteri sunt inițiate de Client, în calitate de Operator, în scopuri operaționale legitime.

Putem dezvălui date și în următoarele situații: (i) către sub-împuterniciții care ne furnizează infrastructură și servicii (de ex. găzduire, hărți și rutare, autentificare, plăți, e-mail, monitorizare), obligați contractual să respecte protecția datelor; (ii) atunci când Clientul însuși inițiază o transmitere (de ex. transmiterea e-Factura către ANAF, ca obligație fiscală a Clientului); (iii) atunci când suntem obligați legal sau primim o cerere motivată din partea unei autorități competente. Lista categoriilor de sub-împuterniciți este disponibilă pe pagina GDPR.

7. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul nostru poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corectă și pentru a colecta informații despre utilizare. Cookie-urile neesențiale (de analiză, publicitate, funcționalitate) sunt setate doar după obținerea consimțământului dumneavoastră prin intermediul bannerului de cookie-uri. Vă puteți gestiona sau retrage preferințele în orice moment din bannerul de cookie-uri sau din setările browserului.

8. Link-uri către alte site-uri web

Platforma noastră poate conține link-uri către alte site-uri web. Nu suntem responsabili pentru practicile de confidențialitate ale acestor site-uri web terțe.

9. Securitatea datelor și notificarea încălcărilor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau distrugerii, precum criptarea în tranzit (HTTPS/TLS), controlul accesului pe bază de roluri, izolarea datelor pe Client și copii de siguranță periodice. Nicio metodă de transmitere sau stocare nu poate fi însă garantată ca fiind 100% sigură. În cazul unei încălcări a securității datelor care prezintă un risc, vom notifica autoritatea de supraveghere și, după caz, Clientul (Operatorul) fără întârzieri nejustificate și, acolo unde este posibil, în maximum 72 de ore, conform GDPR.

10. Transferuri internaționale și modificări ale politicii

10.1. Acolo unde datele sunt transferate în afara UE/SEE, ne asigurăm că există garanții adecvate (de ex. decizie de adecvare sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană). Acolo unde este posibil, datele sunt prelucrate și stocate în centre de date din UE/SEE.

10.2. Ne rezervăm dreptul de a modifica această politică în orice moment. Orice modificare va fi afișată pe această pagină, iar utilizarea ulterioară a platformei va constitui acceptul dumneavoastră cu privire la aceste modificări.

11. Contact

Pentru întrebări sau preocupări cu privire la această politică de confidențialitate, vă rugăm să ne contactați la adresa [email protected].

12. Aplicația mobilă Routena – Șoferi

Această secțiune se aplică utilizatorilor aplicației mobile Routena destinată șoferilor („Aplicația Mobilă”).

12.1. Crearea contului

Conturile din Aplicația Mobilă nu sunt create direct de șoferi.
Acestea sunt generate de către clientul Routena (operatorul de transport) prin aplicația principală.

Operatorul de transport acționează în calitate de Operator de date, iar Routena acționează în calitate de Împuternicit (Procesator) conform art. 28 GDPR.

12.2. Ce date sunt prelucrate

Prin intermediul Aplicației Mobile pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

• date de identificare (nume, date de autentificare);
• informații despre ordinele și rutele atribuite;
• actualizări de status și timestamp-uri;
• documente și fotografii încărcate (ex.: CMR, avize);
• date de localizare GPS (în timp real și, dacă este permis explicit, în fundal);
• date tehnice necesare funcționării aplicației.

Șoferii nu introduc date personale suplimentare în aplicație, în afara informațiilor operaționale necesare executării transportului.

12.3. Locație GPS

Aplicația poate colecta date de localizare:

• în foreground (cât timp aplicația este utilizată);
• în background, doar dacă utilizatorul acordă în mod explicit această permisiune din setările dispozitivului.

Datele de localizare sunt utilizate exclusiv pentru:

• transmiterea poziției către aplicația principală Routena;
• urmărirea executării ordinelor de transport;
• informarea clientului (operatorului de transport) cu privire la statusul livrării.

Utilizatorul poate retrage permisiunea de localizare în orice moment din setările dispozitivului, însă anumite funcționalități pot deveni limitate.

12.4. Notificări

Aplicația poate trimite notificări push legate exclusiv de:

• ordine atribuite;
• modificări de rută;
• instrucțiuni operaționale.

Notificările nu sunt utilizate în scopuri de marketing.

12.5. Durata și securitatea datelor

Datele sunt stocate în infrastructură securizată și sunt păstrate doar pe perioada necesară executării contractului dintre Routena și clientul său (operatorul de transport) sau conform obligațiilor legale aplicabile.

12.6. Drepturile persoanelor vizate

Orice solicitare privind exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR (acces, rectificare, ștergere etc.) trebuie adresată în primul rând operatorului de transport care a creat contul utilizatorului.