Politica de Confidențialitate

Politica de confidențialitate este pusă la dispoziția persoanelor vizate pentru a explica modul în care Routena prelucrează datele cu caracter personal în calitate de operator independent. Ea nu constituie un consimțământ general și nu înlocuiește temeiurile legale prevăzute de GDPR.

1. Operatorul

Prezenta politică descrie prelucrările pentru care SPECTRALAB SOLUTIONS S.R.L., cu sediul social în Aiudul de Sus nr. 52, jud. Alba, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J01/1511/2022, cod de identificare fiscală RO46954671 („Routena”), acționează ca operator independent, în legătură cu site-ul www.routena.com și cu administrarea propriei activități. Pentru datele operaționale pe care Clientul le introduce în platformă, Routena acționează ca împuternicit — vezi GDPR și DPA.

Date de contact: [email protected]. Pentru aspecte privind protecția datelor, ne puteți contacta la [email protected].

2. Cui i se adresează

Această politică privește, printre alții: vizitatorii site-ului, persoanele de contact comercial (lead-uri), reprezentanții și contactele Clienților, contactele de facturare, administratorii de cont, contactele de suport și destinatarii comunicărilor de marketing.

3. Categoriile de date

• date de identificare și de contact (nume, e-mail, telefon, funcție);
• date de cont și de autentificare;
• date de facturare și fiscale ale Clientului (persoană juridică);
• date de utilizare tehnică (adrese IP, tip de browser, jurnale de acces);
• conținutul comunicărilor de suport;
• preferințe de marketing, unde este cazul.

Datele operaționale introduse de Client în platformă (angajați, conducători auto, GPS, comenzi etc.) sunt descrise în GDPR și DPA, unde Clientul este Operator.

Sursele datelor. Colectăm datele direct de la tine sau de la Clientul pe care îl reprezinți. Pentru lead-uri comerciale, putem obține date și indirect, din surse precum: site-uri web publice, recomandări, evenimente, directoare profesionale sau angajatorul persoanei. La prima comunicare către lead-uri obținute indirect, includem un link către prezenta Politică de Confidențialitate.

4. Scopurile și temeiurile legale

Prelucrăm datele pe baza unuia sau mai multor temeiuri prevăzute de GDPR, în funcție de scop:

• executarea contractului — furnizarea serviciilor, administrarea contului, facturare;
• obligație legală — obligații fiscale și contabile (inclusiv transmiterea e-Factura către ANAF);
• interes legitim — securitatea și buna funcționare a platformei, prevenirea fraudei și a abuzurilor, îmbunătățirea serviciilor, comunicările administrative și gestionarea relației comerciale B2B;
• consimțământ — doar acolo unde este necesar (de exemplu comunicări de marketing sau cookie-uri neesențiale), retractabil oricând.

Pentru persoanele de contact, reprezentanții și angajații clienților persoane juridice, temeiul este, de regulă, interesul nostru legitim de a administra relația contractuală B2B, iar nu executarea unui contract la care persoana fizică respectivă nu este parte.

Continuarea utilizării platformei nu constituie, prin ea însăși, consimțământ pentru modificări viitoare; temeiul legal rămâne cel prevăzut de GDPR pentru fiecare scop.

5. Destinatarii

Nu vindem datele cu caracter personal. Le putem dezvălui: (i) furnizorilor și persoanelor împuternicite care ne oferă servicii de infrastructură, autentificare, plăți, e-mail, analiză și securitate, obligați contractual să protejeze datele; (ii) atunci când Clientul inițiază o transmitere pe care Routena o efectuează în calitate de împuternicit, guvernată de DPA (de exemplu transmiterea e-Factura către ANAF); (iii) atunci când suntem obligați legal sau primim o cerere motivată a unei autorități.

Anumite categorii de date (de exemplu date de autentificare, jurnale de securitate și comunicări de suport) pot fi prelucrate de Routena fie în calitate de operator (pentru securitatea Platformei, prevenirea abuzurilor, administrarea relației și suportul propriu), fie în calitate de împuternicit (atunci când sunt prelucrate în numele Clientului), în funcție de scopul concret.

6. Transferuri internaționale

Acolo unde datele sunt transferate în afara UE/SEE, ne asigurăm că există garanții adecvate (decizie de adecvare sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană).

7. Perioada de păstrare

Pentru datele proprii pe care Routena le prelucrează în calitate de operator (de exemplu date de cont, de facturare a propriilor servicii, de contact comercial), le păstrăm atât cât este necesar pentru scopurile descrise sau conform obligațiilor legale proprii (de exemplu termenele fiscale și contabile).

Pentru datele operaționale introduse de Client în platformă, Routena acționează ca împuternicit; regulile de păstrare, returnare și ștergere a acestor date sunt prevăzute în DPA și în Anexa privind Portabilitatea. Clientul răspunde pentru păstrarea propriilor date contabile și fiscale pe perioadele impuse de lege.

Istoricul datelor de localizare GPS este păstrat timp de 7 zile; această păstrare privește date prelucrate de Routena în numele Clientului, în calitate de împuternicit, și este guvernată de DPA și de Anexa privind Portabilitatea.

8. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate, precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ. Ai dreptul de a te opune în orice moment, din motive legate de situația ta particulară, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim, precum și prelucrării în scop de marketing direct. Pentru exercitarea acestor drepturi, ne poți contacta la [email protected]; răspundem, ca regulă, în termen de o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe sau numeroase, cu informarea ta. Ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

9. Informații obligatorii și opționale

Anumite date sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului (de exemplu date de identificare și de facturare); fără acestea, serviciile nu pot fi furnizate. Alte informații sunt opționale (de exemplu preferințele de marketing).

10. Decizii automate și marketing

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice semnificative asupra persoanelor vizate. Comunicările comerciale electronice sunt transmise pe baza consimțământului prealabil sau în condițiile excepției legale aplicabile clienților existenți pentru produse ori servicii similare, cu posibilitatea de dezabonare.

11. Cookie-uri

Site-ul folosește cookie-uri; cele neesențiale sunt setate doar cu acordul tău. Detalii în Politica privind Cookie-urile.

12. Modificări

Putem actualiza această politică. Versiunea curentă și data intrării în vigoare sunt afișate în antetul documentului. Modificările importante sunt comunicate acolo unde este cazul, însă temeiul legal al prelucrării rămâne cel prevăzut de GDPR, nu acceptarea notei de informare.

13. Aplicația mobilă Routena – Șoferi

Conturile din aplicația mobilă pentru șoferi nu sunt create de șoferi, ci sunt generate de Clientul Routena (operatorul de transport, expediție sau logistică) prin aplicația principală. În legătură cu aceste date, Clientul este Operator, iar Routena este Împuternicit. Prelucrarea datelor de localizare se face în condițiile stabilite de Client și cu informarea conducătorilor auto de către acesta.

14. Contact

Pentru orice întrebare privind această politică, ne poți contacta la [email protected].

Vezi versiunea anterioară (v05.06.2026)