Această anexă face parte din Contract și descrie modul în care Clientul își poate exporta datele și poate schimba furnizorul, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2023/2854 privind datele (Data Act). Aspectele tehnice de export sunt detaliate în Registrul Formatelor de Export.
1. Domeniul de aplicare
Anexa se aplică datelor pe care Clientul le-a introdus, importat sau generat în platformă. Clientul dispune de trei opțiuni de ieșire, potrivit Data Act: (a) transferul către un alt furnizor; (b) transferul către infrastructura proprie; ori (c) încetarea Serviciilor și ștergerea Datelor Exportabile și a Activelor Digitale, fără schimbarea furnizorului.
2. Definiții
- Export — punerea la dispoziția Clientului a datelor sale într-un format prelucrabil.
- Schimbarea furnizorului — procesul prin care Clientul trece de la Routena la un alt furnizor sau la infrastructura proprie.
- Perioadă de tranziție — intervalul în care Routena oferă asistență pentru schimbarea furnizorului.
- Date Exportabile — datele de intrare, datele de ieșire și metadatele generate prin utilizarea Serviciilor de către Client (introduse, importate ori generate în platformă) care fac obiectul dreptului de export ori de portabilitate.
- Active Digitale — elementele în format digital, inclusiv configurări, șabloane și aplicații, asupra cărora Clientul are un drept de utilizare independent de relația contractuală cu Routena și care sunt necesare pentru schimbarea furnizorului.
- Taxe de Schimbare — eventualele costuri percepute pentru procesul de schimbare a furnizorului, în limitele permise de Data Act.
3. Cum se depune o cerere
Cererea de export, de schimbare a furnizorului sau de încetare a Serviciilor cu ștergerea datelor se transmite în scris la [email protected], din partea unei persoane autorizate a Clientului.
4. Verificarea identității și a mandatului
Routena verifică identitatea solicitantului și mandatul acestuia de a acționa în numele Clientului, înainte de a pune la dispoziție datele.
5. Inițierea procesului
La primirea unei cereri valide — de export, de schimbare a furnizorului sau de încetare a Serviciilor cu ștergerea datelor — Routena confirmă primirea și inițiază procesul, comunicând pașii și termenele aplicabile.
6. Perioada de preaviz
Clientul poate iniția schimbarea furnizorului sau încetarea Serviciilor cu ștergerea datelor cu un preaviz de cel mult 2 luni, conform Data Act. Preavizul nu stinge obligațiile financiare din angajamentul contractual ferm. În cazul unei cereri de ștergere fără schimbarea furnizorului, Contractul încetează la expirarea perioadei de preaviz aplicabile sau la o altă dată convenită expres.
7. Perioada de tranziție
În perioada de tranziție, Routena oferă asistența prevăzută la secțiunea 9 pentru a permite exportul și transferul datelor. Perioada standard de tranziție începe după expirarea perioadei de preaviz și nu va depăși 30 de zile calendaristice.
Dacă finalizarea schimbării în acest termen este imposibilă din punct de vedere tehnic, Routena va informa Clientul fără întârziere, va justifica motivele și va comunica perioada alternativă aplicabilă, în limitele și condițiile prevăzute de Data Act.
8. Prelungirea
Dacă tranziția nu poate fi finalizată în termenul standard din motive tehnice, Routena notifică Clientul în termen de 14 zile lucrătoare de la primirea cererii valide de schimbare, justifică motivele tehnice și comunică o perioadă alternativă, care nu va depăși șapte luni. În plus, Clientul poate prelungi o singură dată perioada de tranziție, pentru o durată pe care o consideră adecvată scopurilor sale, în condițiile Data Act.
9. Asistența Routena
Routena oferă, ca asistență standard obligatorie, cel puțin un proces de export al datelor într-un format prelucrabil automat și sprijin rezonabil pentru transfer, fără a condiționa acest lucru de plăți suplimentare (a se vedea secțiunea 20).
Mecanismul standard de export
Clientul va utiliza, în primul rând, funcționalitățile standard de export disponibile în Platformă pentru categoriile de Date Exportabile și Active Digitale acoperite de acestea.
În măsura în care anumite Date Exportabile sau Active Digitale care intră în domeniul obligațiilor legale de portabilitate și schimbare nu sunt disponibile prin funcționalitățile standard ale Platformei, Routena le va pune la dispoziția Clientului printr-un export suplimentar standard, la solicitarea acestuia și în conformitate cu procedura și termenele prevăzute în prezenta Anexă.
Routena nu este obligată să reproducă printr-un export suplimentar date care sunt deja puse la dispoziția Clientului în mod complet, securizat și într-un format utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat prin funcționalitățile standard ale Platformei.
Clientul va informa Routena fără întârziere nejustificată dacă identifică date lipsă, fișiere corupte sau alte deficiențe materiale ale exportului. Routena va depune eforturi rezonabile pentru verificarea și remedierea deficiențelor care îi sunt imputabile.
Conversiile în formate personalizate, maparea datelor conform structurii unui alt furnizor, curățarea sau îmbogățirea datelor, dezvoltarea de integrări dedicate și serviciile de migrare ori management de proiect care depășesc obligațiile standard prevăzute de lege pot fi furnizate ca servicii profesionale opționale și facturate separat.
10. Responsabilitățile Clientului
Clientul furnizează informațiile necesare, desemnează persoane de contact și asigură din partea sa (sau a noului furnizor) capacitatea tehnică de a prelua datele exportate.
11. Continuitatea în perioada de tranziție
Contractul rămâne aplicabil pe durata perioadelor de preaviz și de tranziție și încetează după finalizarea cu succes a schimbării furnizorului. Pe durata tranziției, sub rezerva plății Taxelor scadente, Serviciile rămân disponibile conform Contractului, pentru a evita întreruperea activității Clientului.
Routena notifică Clientul atunci când: (a) schimbarea furnizorului a fost finalizată cu succes; sau (b) Contractul a încetat în urma unei solicitări de ștergere fără schimbarea furnizorului.
Routena informează Clientul cu privire la riscurile materiale cunoscute pentru continuitatea Serviciilor pe durata schimbării furnizorului.
12. Securitatea în timpul exportului
Exportul și transferul datelor se realizează prin mijloace care protejează confidențialitatea și integritatea datelor.
Informații privind jurisdicția aplicabilă infrastructurii ICT utilizate de Routena și garanțiile generale împotriva accesului guvernamental internațional ilegal la date sunt disponibile în secțiunea privind infrastructura din Lista Sub-împuterniciților.
13. Categoriile de date exportabile
Categoriile de Date Exportabile includ: utilizatorii și angajații; comenzile și dosarele; rutele și acțiunile; marfa structurată; vehiculele și remorcile; conducătorii auto; partenerii, clienții și contactele; facturile și liniile de factură; statusurile și înregistrările de plată aferente facturilor; documentele și atașamentele încărcate de Client; înregistrările de localizare GPS; nomenclatoarele; configurările și șabloanele create de Client; precum și identificatorii relevanți, metadatele și relațiile dintre înregistrările exportate. Formatele disponibile pentru fiecare categorie sunt descrise în Registrul Formatelor de Export. Exportul înregistrărilor de localizare GPS acoperă istoricul păstrat și disponibil pentru Clientul respectiv la data cererii, în limita perioadei de păstrare aplicabile.
14. Date excluse
Sunt excluse de la export numai datele interne ale Routena a căror divulgare ar crea un risc real pentru secretele comerciale sau securitate și care nu împiedică schimbarea furnizorului, precum și informațiile despre alți clienți. Datele de intrare ale Clientului nu sunt excluse.
15. Formate de export
Formatele disponibile sunt cele indicate în Registrul Formatelor de Export. Routena asigură cel puțin un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat pentru Datele Exportabile. Registrul poate fi actualizat pe măsură ce Routena introduce sau îmbunătățește funcțiile de export.
16. Atașamente și documente originale
Documentele și fișierele originale încărcate de Client (de exemplu atașamente) constituie date de intrare ale Clientului și sunt exportabile; punerea lor la dispoziție nu depinde de disponibilitatea altor funcții de export.
17. Perioada de recuperare
După finalizarea perioadei de tranziție (sau, în lipsa unei schimbări de furnizor, după încetarea Serviciilor), Clientul beneficiază de o perioadă de recuperare de 60 de zile pentru a recupera Datele Exportabile, cu excepția cazului în care renunță expres la recuperare.
18. Procedura de ștergere
Datele sunt eliminate din sistemele active în termen de maximum 60 de zile de la expirarea perioadei de recuperare sau de la renunțarea expresă a Clientului la recuperare, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare. Solicitarea de ștergere va preciza dacă Clientul renunță la perioada de recuperare. În lipsa unei renunțări exprese, perioada prevăzută la secțiunea 17 rămâne aplicabilă.
19. Ștergerea din copiile de siguranță
Datele din copiile de siguranță sunt eliminate în cadrul ciclurilor normale de retenție și suprascriere a backup-urilor, ulterior ștergerii din sistemele active, și nu sunt utilizate operațional între timp.
20. Costuri de schimbare a furnizorului
Routena nu percepe Taxe de Schimbare pentru operațiunile standard obligatorii de export și de schimbare a furnizorului, conform Regulamentului privind Datele (Data Act).
21. Servicii opționale de migrare profesională
Serviciile personalizate (conversii de date, curățare de date, consultanță, dezvoltare de integrări, management de proiect) nu sunt incluse în asistența standard și pot fi facturate separat, pe baza unei oferte acceptate de Client.
22. Angajamentul contractual ferm și restituirile
Schimbarea voluntară a furnizorului ori încetarea voluntară a Serviciilor cu ștergerea datelor nu anulează angajamentul de plată aferent Termenului Inițial și nu generează restituirea Taxelor achitate; ratele rămase din angajamentul ferm rămân datorate. Exportul obligatoriu al datelor nu poate fi condiționat sau blocat pe motiv de schimbare a furnizorului ori de încetare cu ștergere.
23. Limitări tehnice
Excluderile de la export sunt cele prevăzute la secțiunea 14. Formatele și capacitățile reflectă starea tehnică curentă, descrisă în Registrul de Export.
Routena nu garantează compatibilitatea directă a exportului cu sistemele furnizorului de destinație și nu răspunde pentru limitările, erorile de import sau cerințele tehnice ale acestuia, cu condiția ca Routena să fi furnizat Datele Exportabile și Activele Digitale în formatele și condițiile prevăzute de Contract și de legislația aplicabilă.
24. Litigii și escaladare
Orice neînțelegere legată de export sau de schimbarea furnizorului se soluționează mai întâi pe cale amiabilă, prin [email protected]. În lipsa unei soluții, se aplică prevederile privind litigiile din Termenii Generali B2B.