Ce este RO e-Factura și când se aplică?
RO e-Factura este sistemul național prin care factura electronică structurată în XML este transmisă, stocată și comunicată destinatarului. Un PDF poate fi ușor de citit, dar originalul din sistem este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
Acest articol oferă o prezentare neexhaustivă, verificată la 17 august 2026. Aplicarea depinde de părți, locul prestării, tipul beneficiarului, registre și excepții. Pentru tranzacția ta, consultă OUG nr. 120/2021 în forma consolidată, pagina oficială ANAF despre e-Factura și un profesionist fiscal.
Principalele ramuri relevante pentru facturile de servicii sunt:
| Situație | Regula de bază |
|---|---|
| B2B între persoane impozabile stabilite în România | Articolul 10 alin. (1) cere transmiterea prin RO e-Factura pentru operațiuni cu locul prestării în România, cu excepțiile prevăzute de articol. |
| Furnizor stabilit în România și beneficiar nestabilit, dar înregistrat în scopuri de TVA în România | Din 1 ianuarie 2026, articolul 10 alin. (1^1) acoperă operațiunile cu locul prestării în România, cu excepțiile sale; alin. (1^2) cere și transmiterea facturii către beneficiar conform articolului 319 din Codul fiscal, fără să stabilească aici un canal unic. |
| B2C | Articolul 10^1 reglementează operațiunile relevante ale furnizorilor stabiliți în România, împreună cu excepțiile și regulile de registru aplicabile. Legea nr. 88/2026 a modificat de la 1 iunie 2026 anumite reguli privind identificarea prin CNP, registrele și excepțiile. |
Relațiile B2G din articolele 5–9 și alte operațiuni cu instituții publice din articolul 9^1 sunt guvernate separat și nu sunt detaliate în acest rezumat B2B/B2C. Verifică pentru fiecare factură stabilirea părților, locul prestării, statutul beneficiarului, registrul relevant și excepția aplicabilă.
Care este termenul de transmitere în 2026?
Articolele 10 alin. (7) și 10^1 alin. (2^1) stabilesc o regulă în două trepte: factura se transmite în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere prevăzut de articolul 319 alin. (16) din Codul fiscal. Calculul termenului urmează Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71.
Acesta este termenul de transmitere în sistem, nu termenul comercial de plată. Dacă data emiterii sau data-limită legală este neclară pentru operațiunea ta, clarifică situația înainte de a calcula intervalul.
Ce verifică sistemul înainte să comunice factura?
Articolul 4 din OUG nr. 120/2021 cere ca structura facturii să respecte standardul aplicabil, specificațiile naționale RO_CIUS și regulile operaționale.
- Dacă fișierul este conform structural, Ministerul Finanțelor aplică sigiliul electronic și îl comunică destinatarului.
- Dacă fișierul este neconform structural, emitentul primește mesajul cu erorile identificate, corectează fișierul și îl retransmite în sistem.
Această verificare privește structura. Sigiliul atestă primirea facturii în sistem; nu certifică singur tratamentul fiscal al operațiunii, aprobarea clientului sau plata.
Când este factura comunicată destinatarului?
Data comunicării este data la care factura devine disponibilă destinatarului pentru descărcare în RO e-Factura. Data este accesibilă și emitentului. Exemplarul original este XML-ul însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
Comunicarea dovedește disponibilitatea documentului în sistem. Nu înseamnă că destinatarul a verificat serviciul, a acceptat factura în fluxul comercial ori a inițiat plata.
Ce se întâmplă dacă destinatarul are obiecții?
O factură deja comunicată nu poate fi returnată în RO e-Factura. Dacă destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul, inclusiv printr-un mesaj în sistem.
Obiecția destinatarului nu este aceeași cu eroarea structurală. Eroarea apare înainte ca fișierul neconform să fie comunicat; obiecția privește o factură care a trecut controlul structural și a fost comunicată.
Cum se corectează o factură comunicată?
Articolul 4 alin. (10) trimite corectarea la articolul 330 din Codul fiscal. Factura corectată este apoi transmisă în același sistem RO e-Factura.
Nu orice întrebare comercială cere automat o factură de corecție. Stabilește mai întâi dacă se schimbă informațiile fiscale ale documentului sau doar o dovadă ori o explicație din dosarul comercial.
Ce informații fiscale include factura, după caz?
Articolul 319 diferențiază facturile obișnuite, facturile simplificate și mențiunile condiționale. După tipul facturii și al operațiunii, categoriile pot include numărul și data, data prestării, identificarea părților, descrierea serviciului, baza de impozitare, cota și suma TVA, moneda și mențiuni speciale aplicabile.
Aceasta nu este o listă universală pentru orice tranzacție. Verifică alineatele aplicabile și separă informațiile fiscale de documentele suport cerute de client. Pentru controlul comenzii, CMR/POD, referințelor, sumelor și canalului de trimitere, folosește checklistul de documente pentru factura de transport.
Ce confuzii de proces merită evitate?
- Presupui că orice factură de transport intră în aceeași ramură, fără să verifici locul prestării și statutul părților.
- Calculezi cele 5 zile doar de la emitere și ignori limita raportată la termenul legal de emitere.
- Numești orice problemă „respingere”, fără să separi neconformitatea structurală, obiecția destinatarului și corectarea fiscală.
- Tratezi sigiliul ori comunicarea în sistem drept aprobare comercială sau confirmare de plată.
- Corectezi factura înainte să stabilești dacă se schimbă documentul fiscal sau doar dosarul suport.
Pentru obligațiile conexe de transport, vezi și ghidurile despre RO e-Transport și codul UIT și cum eviți amenzile în transportul rutier.
Întrebări frecvente
Se aplică RO e-Factura tuturor facturilor de transport?
Nu automat. Aplicarea depinde de stabilirea părților, locul prestării, tipul beneficiarului, registrele relevante și excepțiile prevăzute de OUG nr. 120/2021.
Care este termenul de transmitere în 2026?
Factura se transmite în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere prevăzut de Codul fiscal.
Care este diferența dintre o eroare structurală și o obiecție a destinatarului?
Eroarea structurală apare înainte de comunicare și cere corectarea fișierului și retransmiterea lui; obiecția este mesajul destinatarului despre o factură deja comunicată.
Comunicarea în RO e-Factura înseamnă acceptarea la plată?
Nu. Comunicarea arată că factura sigilată este disponibilă destinatarului în sistem; nu dovedește aprobarea comercială sau plata.
