Evidența flotei auto: ce este și de ce contează
Pentru orice companie cu parc auto, evidența flotei auto este baza deciziilor zilnice. Când știi ce vehicule ai, unde sunt, în ce stare sunt și cât te costă, reduci timpul mort, eviți amenzile, controlezi costurile și crești productivitatea echipei. O administrare flotă auto bine făcută înseamnă bani economisiți și clienți mulțumiți.
Problemele evidenței în Excel și metode tradiționale
Multe firme pornesc cu Excel sau notițe. Pe măsură ce flota crește apar limite:
- fișiere multiple și versiuni diferite
- erori de introducere și lipsă de actualizare în timp real
- fără alerte pentru expirări (ITP, RCA, rovinietă, CASCO, leasing)
- rapoarte greoaie și greu de refăcut lunar
Dacă vrei evidența flotei auto fără stres, următorul pas natural este un software dedicat.
Software management flotă (TMS): ce include
Un software de management flotă modern acoperă:
- catalog complet de vehicule (date tehnice, VIN, documente)
- documente și asigurări cu alerte de expirare
- monitorizare GPS flotă: poziții live, rute, disponibilitate
- întreținere flotă auto: revizii, service, costuri, istorice
- control costuri: combustibil, taxe, reparații, leasing
- rapoarte și KPI: utilizare, cost per vehicul, idle, incidente
- integrare cu comenzile de transport într-un TMS
KPI esențiali pentru gestiunea flotei
- cost total per vehicul pe lună
- consum mediu și abateri față de media flotei
- utilizare: ore sau kilometri în lucru vs. staționare
- disponibilitate pe zile și săptămâni
- respectarea planului de mentenanță
- incidente: timp în service și costuri
Urmărește acești indicatori constant pentru a trece din reactiv în predictiv.
Beneficii: de la evidență la optimizare de costuri
- centralizare și căutare rapidă a datelor
- alerte automate pentru documente și revizii
- monitorizare GPS flotă și vizibilitate asupra disponibilității
- întreținere planificată și mai puține defecțiuni
- rapoarte clare, ușor de refolosit
- scalare simplă de la câteva la sute de vehicule
Routena TMS: evidență flotă auto în practică
Routena este un TMS construit pentru companii de transport și distribuție din România. Module relevante pentru evidența flotei:
- vehicule și categorii personalizabile (dube, capete tractor, remorci, autoturisme)
- documente vehicul și asigurări cu date de expirare și notificări
- întreținere flotă auto: programare revizii după timp sau kilometraj, istorice
- monitorizare GPS flotă prin integrare cu furnizori compatibili
- planificare și alocare: sloturi, indisponibilități, verificare disponibilitate
- rapoarte și KPI: costuri, utilizare, mentenanță, performanță pe rute sau clienți
- integrare cu operațiunile: comenzi, documente de transport, facturare (inclusiv e-Factura)
Rezultatul: administrare flotă auto mai rapidă, clară și eficientă ca cost.
Pași pentru trecerea de la Excel la un TMS
- adună datele existente: fișiere, documente, kilometraje, istorice
- curăță și importă: standardizează coloane și câmpuri
- setează alertele: ITP, RCA, CASCO, rovinietă, leasing, revizii
- definește KPI și rapoarte: ce urmărești lunar
- onboard pentru echipă: roluri și permisiuni clare
- îmbunătățire continuă după primele 30 de zile
Întrebări frecvente
Cum țin eficient evidența flotei dacă am puține vehicule?
Chiar și cu 5–10 mașini, un software de management flotă elimină uitările și oferă rapoarte rapide. Costul se recuperează din timp economisit și amenzi evitate.
Monitorizarea GPS este doar „puncte pe hartă”?
Un sistem monitorizare flote bun arată statusul, rutele, disponibilitatea, staționările și zonele geofence și alimentează KPI reali.
Ce diferență e între un tracker GPS și un TMS?
GPS îți spune unde este vehiculul. TMS leagă poziția de costuri, documente, revizii, comenzi, facturare și rapoarte.
Concluzie
Evidența flotei este un avantaj competitiv. Când datele sunt actuale și ușor de folosit, costurile scad, livrările se așază, iar echipa lucrează mai eficient. Programează un demo Routena și vezi cum arată în practică un TMS care pune parcul auto sub control.